Λόγω του ευέλικτου ωραρίου των φαρμακείων, οι φαρμακοποιοί δυσκολεύονται πολύ να συνδυάσουν επαγγελματική δραστηριότητα και προσωπική ζωή. Για να το πετύχετε όμως, το μόνο που χρειάζεται είναι λίγη θέληση και πολλή οργάνωση. Πέντε Συμβουλές …
Η εξέλιξη του φαρμακείου απαιτεί οργάνωση εργασίας του ιδιοκτήτη φαρμακοποιού για να διευθετήσει τον χρόνο του, ώστε να τον αφιερώσει περισσότερο, αφενός στην προσέγγιση και επικοινωνία με τους ασθενείς- πελάτες του, αφετέρου σε χρόνο για την προσωπική του ζωή.
Ο «Χρόνος είναι Χρήμα» είναι ένα ρητό που ταιριάζει απόλυτα με τη ζωή των φαρμακοποιών ακόμη και αν η πραγματική εφαρμογή του δεν ισχύει! Ως φαρμακοποιός, αντιμετωπίζετε καθημερινά ένα φορτωμένο πρόγραμμα που μπορεί να είναι πηγή άγχους. Για το λόγο αυτό, μοιραζόμαστε μαζί σας έξι συμβουλές διαχείρισης χρόνου που θα σας βοηθήσουν να το πετύχετε.
1. Προγραμματίστε τις δραστηριότητές σας
Με τον προγραμματισμό του χρόνου σας, θα αποφύγετε να κατακλυστείτε από τη συσσώρευση εργασιών. Ο προγραμματισμός των ημερών σας δεν είναι μόνο να γεμίσετε το ημερολόγιό σας! Μη διστάσετε να αφιερώσετε ένα τέταρτο στην αρχή της ημέρας για να φτιάξετε μια λίστα με όλες τις προγραμματισμένες εργασίες και να υπολογίσετε τον χρόνο που θα αφιερώσετε σε αυτές… λαμβάνοντας υπόψη στιγμές μειωμένης συγκέντρωσης αλλά και απρόοπτα, όπως οι επισκέψεις εμπορικών αντιπροσώπων των εταιρειών, ακόμη και οι κουβεντούλες στο τηλέφωνο και τα emails.
2. Καθορίστε τις προτεραιότητές σας
Μόλις προγραμματίσετε τις εργασίες σας, είναι σημαντικό να μπορείτε να ορίσετε ένα επίπεδο προτεραιότητας σε κάθε μία μέσα στην ημέρα σας. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε κριτήρια επείγοντος και σημαντικού.
Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε τέσσερα επίπεδα προτεραιότητας:
-επίπεδο 1, για επείγουσες και σημαντικές εργασίες
-επίπεδο 2, για ό,τι είναι σημαντικό αλλά όχι επείγον
-επίπεδο 3, για επείγουσες και ασήμαντες δραστηριότητες και τέλος
-επίπεδο 4, για ό,τι δεν είναι ούτε επείγον ούτε σημαντικό.
Για να εξοικονομήσετε χρόνο, ξεκινήστε την ημέρα σας με τα πιο σημαντικά και επείγοντα πράγματα, ακόμα κι αν χρειάζεται περισσότερος χρόνος. Τότε θα ανακουφιστείτε και θα είστε γεμάτοι ενέργεια για να ολοκληρώσετε όλες τις μικρές εργασίες που απαιτούν πολύ χρόνο. Εάν σχεδιάζετε εκ των προτέρων ποιες εργασίες θα γίνουν και πότε, αποφύγετε να είστε απασχολημένοι με πάρα πολλά πράγματα ταυτόχρονα.
Και, πάνω από όλα, θα αποφύγετε να παραμείνετε στη δουλειά στο τέλος της ημέρας για να ολοκληρώσετε κάτι με κάθε κόστος.
3.Μη διστάσετε να αναθέσετε εργασίες
Η αδυναμία ανάθεσης εργασιών είναι ένα από τα εμπόδια για την εξεύρεση ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Εάν είστε σε θέση να αναθέσετε εργασίες στο προσωπικό σας, θα έχετε περισσότερο χώρο για ελιγμούς, όχι μόνο για να επιτύχετε τους στόχους σας αλλά και για να οργανώσετε, να κατευθύνετε και να υποστηρίξετε την ομάδα σας. Παράλληλα διατηρείτε την ενέργειά σας και έχετε ένα πολύτιμο εργαλείο για να ενώσετε και να ενδυναμώσετε τους συναδέλφους σας στην ομάδα. Με την ανάθεση εργασιών και αρμοδιοτήτων, εξοικονομείτε χρόνο για να τον αφιερώσετε περισσότερο σε συμβουλές προς τους ασθενείς σας, αλλά και σε προσωπικό χρόνο.
4. Μάθετε να αρνείστε
Είτε πρόκειται για τους υπαλλήλους σας, για τους πελάτες σας, για τους προμηθευτές σας, όλοι κάτι σας ζητούν να κάνετε. Με το να μην ξέρετε πώς να τους πείτε «όχι» όταν το αίτημά τους δεν είναι επείγον, όταν είστε ήδη υπερφορτωμένοι, γρήγορα θα
«πνιγείτε» και θα φάτε τον προσωπικό σας χρόνο. Μην πανικοβάλλεστε. Απλώς πείτε στον εαυτό σας ότι το να ξέρεις πώς να αρνηθείς, σημαίνει να ξέρεις πώς να επιβληθείς. Αυτό μπορεί από μόνο του, να βελτιώσει τις συνθήκες εργασίας σας και τις σχέσεις σας με τους συναδέλφους σας. Ο μόνος κανόνας είναι να αρνείστε με τον κατάλληλο τρόπο. Δεν χρειάζεται να υιοθετήσετε έναν επιθετικό τόνο για να επιβληθείτε. Χωρίς να ξεκινάτε ατελείωτες εξηγήσεις, δώστε επιχειρήματα που εξηγούν την άρνησή σας επιτρέποντας να γίνει καλύτερα αποδεκτή αυτή η άρνησή σας.
5. Διατηρήστε ελεύθερες ώρες
Όταν συμπληρώνετε το πρόγραμμά σας, βεβαιωθείτε ότι το άθροισμα των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων σας είναι κάτω από το 100% του χρόνου εργασίας σας. Γιατί πρέπει πάντα να διατηρείτε ένα κενό χρονικό διάστημα για να αντιμετωπίσετε απρόβλεπτα γεγονότα. Εάν, για παράδειγμα, έχετε μετρήσει ότι ο χρόνος που συνήθως αφιερώνετε για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων γεγονότων είναι τρείς ώρες την ημέρα και το τέλος της ημέρας σας έχει οριστεί στις 8 μ.μ., είναι συνετό να προγραμματίσετε εργασίες μέχρι τις 5 μ.μ. Έτσι, ακόμα κι αν σας διακόψουν κατά τη διάρκεια της ημέρας, θα εργαστείτε σε διαφορετική ψυχική κατάσταση, χωρίς άγχος. Δεν θα νιώσετε καταπονημένοι!
6. Κερδίστε χρόνο με την τεχνολογία
Για να κερδίστε χρόνο καθώς και αποδοτικότητα στις αγορές σας, η τεχνολογία είναι πλέον στη διάθεσή σας με πολλά εργαλεία. Ξεκινώντας με αυτοματοποίηση των παραγγελιών από έξυπνα λογισμικά διαχείρισης μέχρι και την χρήση ενός ρομπότ φαρμακείου για την αποθήκευση και άμεση διανομή των φαρμάκων στον πάγκο, ένα πραγματικό χέρι βοήθειας. Αυτή η λύση αυτοματισμού, σας βοηθά να διαχειρίζεστε σωστά το απόθεμα φαρμάκων σας και δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχείτε για τον μη αυτόματο έλεγχο της παραγγελίας σας. Συνεπώς μπορείτε να επικεντρωθείτε περισσότερο στους πελάτες/ασθενείς σας!
Πόπη Χαραμή, Φαρμακοποιός, Αρχισυντάκτρια, PHARMACY management ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ, Χαραμη ΑΕ
